Was bedeutet Smart Working?

Smart Working kurz gefasst

Zusammengefasst hat Smart Working das Ziel, Arbeitsformen künftig individuell passend und besser zu gestalten, indem Potentiale noch besser genutzt werden können:

• Die Motivation der Mitarbeiter wird gesteigert
• Die Produktivität der Mitarbeiter wird erhöht
• Das Vertrauen wird gefördert
• Das Arbeiten am richtigen Ort zur richtigen Zeit wird ermöglicht
• Der Biorhythmus wird unterstützt
• Die  Hauptverkehrszeiten werden entlastet

Zum Erreichen dieser Vorteile, baut das Work Smart Konzept vor allem auf drei Aspekten auf:

• Freie und flexible Arbeitszeitmodelle und Karrieremodelle, die sich an die jeweilige Lebensphase anpassen
• Eine stark aufgabenorientierte innovative Arbeitsumgebung
• Moderne Kommunikatiosntechnologien

Flexible Arbeitszeitmodelle – gelöst von Ort und Zeit

Staus, volle Innenstädte, gestresste Pendler, die schwierige Vereinbarkeit von Familie und Beruf und nicht zuletzt ein völlig aus den Fugen geratener Biorhythmus. Das sind nur einige Gründe, die gegen den klassischen zentralistischen Nine-to-Five-Arbeitsplatz in einem Büro sprechen. Es verwundert daher nicht, dass die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes immer grösseren Zuspruch erfährt. Das Konzept des Smart Working greift die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes auf, gibt ihr aber wichtige Richtlinien mit. Denn die Implementierung des flexiblen, ortsungebundenen Arbeitsplatzes führt zu grossen Herausforderungen. Werden beispielsweise keine Rahmenbedingungen beschlossen, können diese negativen Aspekte in den Vordergrund rücken:

• Der Verlust der Identifikation
• Der Verlust des Zusammengehörigkeitsgefühls
• Der Verlust der Bindung zum Arbeitgeber
• Der Verlust des sozialen Austauschs

Denn wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass sich in flexiblen Arbeitsverhältnissen der direkte Austausch der Mitarbeiter untereinander sowie zwischen den Mitarbeitern und der Führungsetage deutlich verringert. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt, da ein Zugehörigkeitsgefühl eine wichtige Säule der allgemeinen Arbeitszufriedenheit darstellt und besonders in flexiblen Arbeitsformen unterstützt werden muss. Die Schweizer Work Smart Initiative hat im Rahmen seiner FlexWork Studie 2016 herausgefunden, dass die fehlende Nähe bei der Teamarbeit mit 54%, gefolgt von Datenschutz und dem Firmenreglement, welches das flexibles Arbeiten nicht erlaubt, das grösste Hindernis für flexibles Arbeiten in der Schweiz darstellt.

Das Ziel des Work Smart Konzepts kann aus diesen Gründen deshalb nicht die völlige Verlagerung des Arbeitsplatzes in das Home Office sein. Vielmehr geht es darum, eine Balance zwischen Abwesenheit und Anwesenheit herzustellen. Wann ist es sinnvoll, dass Mitarbeiter von zuhause oder einem Third Place arbeiten? Wann ist es von Vorteil, dass bestimmten Teams temporär Arbeitsplätze im Büro zugewiesen werden, um das Gemeinschaftsgefühl und die Teamarbeit zu stärken? Diese Abstimmung erfolgt idealerweise durch das Team selbst, das sich dann selbst noch stärker mit dem Projektmanagement auseinander setzt. Interaktive Kollaborationstools oder institutionalisierte Teammeetings und Treffen mit der Führungsetage sind beispielsweise Tools des Smart Working Konzepts, um diese Form der Abstimmung intelligent zu unterstützen.

Ein ganz ähnlicher Bedarf an Richtlinien besteht beim Smart Working auch für die bereits genannten Sicherheitsaspekte in Bezug auf vertrauliche Daten, sobald ausserhalb der eigentlichen Bürowände und vor allem ausserhalb der eigentlichen Kommunikationstools (Stichwort: VPN und öffentliches Wi-Fi Verbindungen) gearbeitet wird. Hierzu müssen sowohl Führungsetagen als auch Mitarbeiter darin geschult werden, welche Risiken auftreten könnten.

Flexibles Arbeiten in der Schweiz

Die FlexWork Survey der Schweizer Work Smart Initiative hat ergeben, dass von den 4,65 Millionen Erwerbstätigen in der Schweiz, bereits 1,12 Millionen Beschäftigte, also bereits ein Viertel weitgehend flexibel tätig ist. Das bedeutet jedoch aber auch, dass bei weit über 2 Millionen beschäftigten Schweizern die Firmenstruktur flexibles Arbeiten bisher nicht ermöglicht. Doch der Wunsch möglichst flexibler zu arbeiten ist bei 30% der Schweizer stark ausgeprägt, während es sich allein 6 Prozent nicht vorstellen können mobil zu arbeiten oder den sogar den Wunsch hegen, weniger flexibel zu arbeiten. Es kann ausserdem festgehalten werden, dass besonders in grossen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sowie in Unternehmen, die zu den wissensintensiven Dienstleistungen gezählt werden können, die Firmenstrukturen bereits besonders gut auf flexibles Arbeiten abgestimmt sind. Insgesamt bestätigt die Studie, dass das Thema flexibles Arbeiten in der Schweiz seit 2014 weiter auf dem Vormarsch ist, jedoch noch mit übersichtlicher Wachstumsrate.

Die gesamte FlexWork Studie der Work Smart Initiative finden Sie hier zum Download.

Die innovative Arbeitsplatzumgebung

Mit der Abkehr von der zentralistischen Bürokultur verändert auch die Arbeitsplatzumgebung. Neue, offene und bis ins Detail flexible Arbeitsplätze entstehen. Im Mittelpunkt stehen projektorientierte Arbeitsplätze in Open Spaces, die genauso flexibel und lebendig wie seine Nutzer sind. Auf dem Weg dorthin werden Wände eingerissen, Sitzordnungen aufgehoben und Schränke und der eigene Schreibtisch als fester und dauerhafter Arbeitsplatz entfernt. Das Arbeitsumfeld soll vielmehr das Miteinander, die Kommunikation und die Kreativität stärken und dabei selbstverständlich ergonomisch und ökologisch verträglich sein. Hier werden die Grenzen von Büro zur Lounge oder gar zum modernen Wohnzimmer fließend.

Nicht nur klassisches Büromobiliar sondern Sofas, Sessel, Kücheninseln und Stehtische halten Einzug. Das Büro soll den informellen Austausch fördern, ansprechend gestaltete Bereiche die Mitarbeiter dazu ermuntern, in ungezwungenen Umgebungen neue Wege zu finden, miteinander über arbeitsbezogene Themen zu sprechen. Das Konzept des Smart Working unterstützt das Büro, das aus modularen Büromöbeln im Baukastenprinzip besteht und dadurch mit der Flexibilität hinsichtlich Arbeitsort und Arbeitszeit einhergeht. Denn verfügen Büros über ein unkompliziertes System flexibler Arbeitsplätze, fördern diese automatisch die Autonomie bei der Wahl des Arbeitsortes, also die Möglichkeit des Wechselns zwischen Büro und Home-Office. Neben der Steigerung von Kreativität, Leistung und Zufriedenheit bedeutet die innovative Arbeitsplatzumgebung für das Unternehmen auch einen ökonomischen Vorteil: es kann rasch und kostengünstig auf Veränderungen reagieren, sei es bei einer Umstrukturierung oder der Vergrößerung des Betriebs. Investitionen sind in kürzester Zeit amortisiert und krisenresistent.

Aufgabenorientierte Technologien

Im Zentrum des Aspekts der aufgabenorientierten Technologien steht beim Smart Working Konzept die Kommunikation. Denn Mitarbeiter werden in Anbetracht flexibler Arbeitszeitmodelle und einer innovativen Arbeitsplatzumgebung innerhalb des Büros und der Arbeitsbereiche anders miteinander kommunizieren. Langwierige Konferenzen und Meetings an langen Tischen mit meist einem Vortragenden und vielen, in die gleiche Richtung blickenden Zuhörern unterbinden jede Form der uns natürlich erscheinenden Kommunikation sowie eine von Austausch geprägte Arbeitskultur. Im Zentrum des Smart Working Konzepts stehen deshalb moderne Kommunikationsmöglichkeiten wie Video Collaboration Lösungen, bei denen kleine Gruppen von Mitarbeitern in der Mitte eines Raumes zusammen kommen und dank 360 Grad Lösungen bequem mit den anwesenden Mitarbeitern als auch mit den zugeschalteten Gesprächspartnern kommunizieren können. Auf diese Weise können sich flexible und innovative Arbeitsumgebungen und aufgabenorientierte Technologien gegenseitig unterstützen.