Desk Sharing: Konzept & Vorteile

Desk Sharing, Hot Desk oder Flexible Desk hat die Arbeitsplatzstruktur aufgelöst: Mitarbeiter wählen Ihre Plätze in zahlreichen Büros für den Arbeitseinsatz inzwischen selbst. Und zwar täglich neu. Den eigenen Schreibtisch gibt es nicht mehr. Beim Konzept des Desk Sharing handelt es sich nicht um eine Büroeinrichtung, sondern um ein Prinzip der effektiven Raumnutzung, das Unternehmen und Mitarbeiter viele Möglichkeiten eröffnet. Desksharing verspricht viel Freiheit – wieviel das Konzept davon einhalten kann, hängt aber letztlich von der Umsetzung und vielen Details ab.

Das Desk Sharing Konzept im Detail

Desk Sharing und Hot Desking bezeichnen nach Definition die Arbeitsplatzorganisation ohne einen festen und eigenen Platz. Fast immer geht es um die Mehrfachnutzung von Plätzen und Mobiliar. Hintergrund ist die Beobachtung, dass (schon in normalen Zeiten) nur rund 70 Prozent der Mitarbeitenden vor Ort anwesend sind – durch die geteilten Arbeitsplätze ergeben sich dadurch Einsparmöglichkeiten bei Raum und Miete und bei Baukosten. Abzugrenzen vom Desksharing sind Begriffe wie Flexible Office und Flex Office, die meist mit Modellen aus dem Bereich des Coworking in Verbindung gesetzt werden. Der Begriff flexibles Büro wiederum bezieht sich klar auf ein Mobiliar, das sich schnell anpassen lässt, also zum Beispiel wandelbare oder mobile Büroelemente.

Bild: König + Neurath, JET. III.

Vorzüge der Arbeitsplatz Mehrfachnutzung

Unschlagbarer Vorteil des Desk Sharing Konzepts ist die aktive Form des Miteinanders, die das Modell mit sich bringt: Der Arbeitsplatz wird nicht nur nach individuellem Bedarf gewählt, sondern auch passend für die Zusammenarbeit mit Kollegen und in speziellen Teams. Wie man es vom lockeren Treffen kennt, können sich entsprechend aktuellen Themen neue Gruppen bilden. Der stetig wechselnde Schreibtisch macht jede Arbeit ein bisschen weniger eintönig: Büro und Aussichten zeigen sich aus unterschiedlichen Perspektiven – täglich neue Kollegen inklusive. Das soziale Netzwerk des Büros wird agiler und auch Kollegen aus dem Homeoffice haben immer einen Zugang zum zentralen Büro. Am Ende ist es auch ein Abbau hierarchischer Strukturen: wenn jeder, wirklich jeder sich täglich einen neuen Schreibtisch sucht.

Tipps fürs Desk Sharing

Vor dem Entschluss, ein Büro auf das Modell umzustellen, steht die offene Frage: Ist die freie Tischwahl wirklich umsetzbar? Stimmen Grösse und Personenzahl? Oder verlangen berufsspezifische Eigenschaften doch feste Plätze? Die Mehrfachnutzung der Arbeitsplätze funktioniert am Ende nämlich nur, wenn sie von allen Nutzern konsequent eingehalten wird. Darüber hinaus gibt officebase noch weitere Tipps für die Umsetzung des Desk Sharing Konzepts:

• Clean-Desk-Policy: Aufräumen ist Pflicht beim Desksharing. Schon kleine Hinterlassenschaften wie Stifte oder Papiere „markieren“ einen Besitzanspruch und hindern andere, sich am kommenden Tag den Schreibtisch einzurichten.
• Konzentration: Ablagen sollten generell schmal gehalten werden, dafür Büromaterial zentral und zahlreich zur Verfügung zu stellen.
• Konsequenz: Es darf nur wenig Ausnahmen von der freien Platzwahl geben (z.B. Berufe, in denen viel Stauraum benötigt wird). Jede Bevorzugung ist ein Konfliktpotential.

• Digitalisierung: Das minimalistische und papierarme Büro ist eine gute Voraussetzung für entspannte Arbeit an wechselnden Plätzen beim Desksharing: alle Daten müssen überall verfügbar sein.
• Bauliche Voraussetzungen: Nur ohne sichtbare Hierarchien und Unterschiede zwischen verschiedenen Räumen ist die Wahl zwischen den Arbeitsplätzen entspannt.
• Passendes Mobiliar: Freie und aufgeräumte Tische sind gut, doch wohin mit den eigenen Sachen? Desksharing-Caddys bringen Flexibilität und Privatsphäre zusammen.
• Workspace Management: Mit Tools zur Arbeitsplatzoptimierung können Mitarbeiter sich Arbeitsplätze buchen und je nach System auch Details wie Licht und Temperatur regeln. Die Auslastung der Flächen lässt sich so einfach planen.

Flexible Unternehmensplanung mit Desk Sharing und Workspace Management

In Verbindung mit intelligentem Workspace Management, hybrider Arbeit oder auch Coworking bietet Desksharing bietet die Möglichkeit, Unternehmensstrategie und Arbeitsplatzbedarf smart und tagesaktuell zu steuern: unabhängig vom vorhandenen Raumangebot. Schnell können neue Mitarbeiter integriert werden, ohne Platzmangel befürchten zu müssen. Auf den Arbeitsmarkt oder wirtschaftliche Krisen kann das Arbeitsplatzmanagement sofort reagieren. Personalerhöhungen oder Umstrukturierungen zwischen Abteilungen werden möglich, ohne den Bedarf an Flächen und Büromöbeln berücksichtigen zu müssen. Programme und Apps erhöhen die Flexibilität der Mitarbeiter und der Geschäftsführung: Mitarbeiter registrieren sich beim Desksharing Konzept für Bürotage sowie für gewünschte Schreibtische im Rahmen des Büroaufenthalts.

Das Mobiliar fürs Desk Sharing

Die freie und flexible Arbeitsplatznutzung erhöht die Abnutzung des einzelnen Büromöbels. Daher sollte das Mobiliar hier umso solider und flexibler sein – damit einheitlich gute und sichere Arbeitsbedingungen herrschen. Desksharing heisst aber auch: viele offene Bereiche, wenig Rückzugsmöglichkeiten. Privatsphäre muss daher gezielt geplant werden: zum Beispiel mit Raumteilern, die Schall absorbieren und Individualität suggerieren oder auch mit Telefonboxen und Raum-in-Raum-Lösungen. Zentral untergebrachte Schliessfächer bieten auch im Desksharing die Möglichkeit, private Habseligkeiten sicher zu lagern.

Bild: SEDUS, Grand Slam.

Konzept Desk Sharing: Nachteile und Risiken

Desk Sharing setzt eine kleine Portion Mut der Belegschaft voraus – gilt es doch, sich täglich in der Arbeitstischsuche zu behaupten. Neuankömmlingen und Introvertierten können hier ausgebremst werden und es bieten sich viele subtile Möglichkeiten der Ausgrenzung bis hin zum Mobbing. Wird die Clean-Desk-Policy und die freie Platzwahl nicht konsequent angewandt, haben es Neue erst recht schwer, „ihren Platz“ im Team zu finden. Der Schritt zurück in alte Muster passiert schnell: wenn der Stammplatz im Büro verteidigt wird.

Darüber hinaus erhöht die freie Platzwahl das Risiko mangelnder Bewegung am Arbeitsplatz. Zunächst klingt es eventuell paradox, doch auch Desk Sharing minimiert den Bewegungsradius zusätzlich. Der Weg zwischen den Büros fällt weg, wenn die Möglichkeit besteht, sich als Team immer einen nahen Platz zu suchen. Vor allem in Verbindung mit Onlinetools wie Teams oder Zoom besteht kein Grund mehr, mal kurz zu den Kollegen zu gehen. Zentrales Risiko ist und bleibt die Abhängigkeit von IT und vom Datenflow: satellitenartig agile Endgeräte sind auf stabile und leistungsfähige Netzwerke angewiesen. Gibt es da Schwachstellen, leidet das gesamte Team.

Bild: Steelcase, Pod Tent.

Neue Formen des Arbeitens

Mehr Büro fürs gleiche Geld – die knappe Formel wird dem Hot Desk nicht gerecht. Geht es hier doch um mehr: Produktivität und ein neues und agiles Arbeiten im Team. Auch hier gilt wie immer, dass das Grundvokabular der Arbeit aus Tisch, Stuhl und Licht nicht tangiert wird. Variationen zwischen unterschiedlichen Arbeitszonen sind dagegen erwünscht – Konferenz- und Meetingräume, Pivot Spaces und im Gegensatz dazu die Räume für konzentriertes Arbeiten oder für Videogespräche. Für die Mitarbeiter ist jede neue Arbeitskultur eine Herausforderung – da ist auch Geduld in der Chefetage notwendig.