Back To Office – erfolgreiche Rückkehr ins Büro

Die Rückkehr ins Büro ist eine ebenso grosse Umstellung wie die Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice. Wie wird das Wiedersehen im Büro erfolgreich? Das Reboarding sollte nicht nur die Sorgen der Mitarbeitenden zerstreuen, sondern die Erfahrungen aus beiden Arbeitsmöglichkeiten in einer neuen Arbeitskultur zusammenführen: Das hybride Büro vereint die Effizienz von Homeoffice und Grossraumbüro.

Zurück an den Arbeitsplatz

Der schnelle Wechsel ins «Homeoffice» beeinflusste Leistung und Selbstbewusstsein vieler Angestellter. Später wurden die Angestellten aus der mobilen Arbeit zurückgelockt und es zeigt sich: «back to office» erfordert viel Sensibilität für die Kollegen. Eine kluge und frühe Planung führt zur einer sowohl produktiven wie entspannten Zusammenarbeit vor Ort, in einem sicheren Büro. Frühzeitig sollte daher sowohl über anstehende Projekte wie über die Rückkehr ins Büro kommuniziert werden, um Kollegen die Mitsprache zu ermöglichen und vor allem eine Perspektive zu geben.

Die hier gezeigten Elemente können in offenen und geschlossenen Umgebungen verwendet werden. Bild: Steelcase.

Reboarding nach mobiler Arbeit

Als Reboarding bezeichnen Personaler eigentlich den Wiedereinstieg eines Mitarbeiters in eine vertraute Position, beispielsweise nach dem Mutterschutz. Das Reboarding nach der Heimarbeit ist anders: Die Arbeit fand zwar statt, jedoch mobil. Es wurden durch geänderte Kommunikationswege Distanzen verändert. Und vor allem: statt Pendelfahrten stand mehr Freizeit zur Verfügung. Nach der Rückkehr ins Büro wird diese «Zeitumstellung» etwas dauern. Die neuen Tools wie Slack, Zoom, etc. sollten beibehalten werden: Sie machen in diesem im neuen Rahmen grosse Besprechungen möglich, bei denen ängstliche Mitarbeiter sich vor Ort wegen eines Infektionsrisikos noch scheuen. Bei vielen Menschen hat die Isolierung zudem zusätzliche Befürchtungen ausgelöst und Meinungsverschiedenheiten begünstigt – die es im lockeren Büroalltag zu beseitigen gilt: Kein Mitarbeiter sollte sich im eigenen Unternehmen fremd fühlen.

Rückkehr in einzelnen Schritten

Die Rückkehr ins Büro gelingt schrittweise: So entfällt einerseits eine logistische Überforderung, z.B. bei der Einhaltung des Hygieneschutzs oder der Beschaffung geeigneterer Büromöbel. (LINK: ) Andererseits sind so alle bei der Rückkehr mit an Bord, da eine emotionale Überforderung ängstlicherer Kollegen vermieden wird. Wie können die Schritte der Rückkehr ins Büro aussehen? Zuerst sollten neu eingestellte Kollegen zurückkehren sowie alle, bei denen die Heimarbeit nicht optimal funktioniert hat. Es folgen in Etappen die weiteren Teile der Belegschaft, im stetigen Wechsel und mit dem Fokus darauf, dass alle Teams wieder zusammenfinden. Zudem beeinflussen weitere Punkte den nahtlosen Übergang vom Heimbüro ins Office:

• Rechtzeitige Kommunikation der Termine für die Rückkehr ins Büro
• Notwendige Veränderungen der Büroeinrichtung (z.B. Abstände, Trennwände) vornehmen
• Erstellung und Kommunikation der Massnahmen zum Gesundheitsschutz
• Gespräche mit Mitarbeitern suchen, um Sorgen zu lösen
• Für soziale Integration eventuell durch die Pandemie entzweite Mitarbeiter sorgen
• Wichtige Aufgaben und Projekte ankündigen, um den Fokus auf die Ziele des Unternehmens zu lenken
• Im regelmässigen Austausch unter vier Augen Rückmeldungen möglich machen
• Entspannt angehen lassen: Vielleicht funktioniert zunächst nicht alles – der Smalltalk an der Kaffeemaschine lohnt sich jedoch für alle

Büroeinrichtung und Hygiene - Massnahmen für den Schutz im Büro

Der gemeinsam genutzte Arbeitsplatz sollte neuen hygienischen Standards genügen – und der neuen Arbeitskultur entsprechen. Viel spricht für Mischformen aus mobiler Arbeit und Anwesenheit im Büro. Hier handelt es sich jedoch um ständig variierende Trends – statt massiver Umwälzung der Büroeinrichtung führen smarte Methoden zu Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter im Büro. Arbeitgeber und Office Manager sollten sicherstellen, dass die Arbeit im Büro ohne gesundheitliches Risiko erfolgen kann. Zum generellen Gesundheitsmanagement gehören daher auch Hygienemassnahmen:

Räume flexibel und sicher gestalten mit Trennwänden. Bild: Preform.

• Handhygiene: gründliches Händewaschen mit Seife stoppt Bakterien und Viren.
• Desinfektionsspender: an zentralen Punkten aufgestellt ermöglichen sie schnelle Handhygiene zwischendurch.
• Hygieneabstand: rund um jeden Arbeitsplatz sollten möglichst zwei Meter Raum sein
• Trennwände: zwischen zu dicht stehenden Schreibtischen unterstützen sie die Hygiene am Arbeitsplatz und sind zugleich ein vielseitig einsetzbarer Schall- und Sichtschutz.
• regelmässiges Lüften und Reinigung: vielbenutzte Oberflächen, Türgriffe und Gegenstände sollten sauber und ansehnlich sein – frische Luft fördert auch die Produktivität.
• Anwesenheit: Nur bei voller Gesundheit ist Präsenz angeraten. Die Abwesenheit Einzelner bei Krankheitssymptomen sichert die Einsatzfähigkeit des gesamten Unternehmens.
• Sport: Bewegung stärkt Gesundheit und Widerstandsfähigkeit gegen Infektionen. Mit gezielten Anreizen sollten Arbeitgeber die Fitness der Mitarbeiter sichern.

Veränderte Arbeitskultur annehmen

Der Einschnitt durch die Massnahmen gegen die Pandemie hat auch gezeigt, dass mobile Arbeit oft auch eine produktive Lösung ist – deren Vorteile beibehalten werden sollten. Einst galt die tägliche Anwesenheit im Betrieb als Grundlage aller Arbeit – wenn nicht sogar als Teil der Arbeit. Eher verächtlich blickte man auf Arbeit zu Hause. Die Pandemie und die Pflicht zur mobilen Arbeit haben gezeigt, dass Produktivität in vielen Fällen ortsungebunden ist – eine passende Büroeinrichtung z.B. vorausgesetzt. Eine hohe Effizienz erreichen Unternehmen, wenn Anwesenheit im Büro gezielt für Termine und für die „ungeplante“ Kommunikation eingeplant wird.

Back To Office & New Work

Die neue Arbeitskultur betont die Leistung des Arbeitnehmers und steigert die Motivation: Jeder trägt mit der freien Zeit- und Ortswahl selbst die Verantwortung über die Entfaltung des eigenen Potentials. Für die neue Arbeitskultur gibt es übrigens schon länger einen Fachbegriff: New Work. Gemeint ist eine effiziente und kreative Zusammenarbeit, frei in der Ortswahl durch digitale Möglichkeiten, flexibel in der Zeitgestaltung und mit agilen Arbeitsmethoden. Flexibilität ist dabei keine Einbahnstrasse – sie gilt auch für den Arbeitgeber: Schnellen Raumbedarf für neue Mitarbeiter deckt er in angesagten Coworking Spaces vor Ort – und setzt auf die dort bereits umgesetzten Hygienemassnahmen.

Das hybride Büro

Mit einer gut organisierten Rückkehr ins Büro gehen Office Manager und Arbeitgeber einen wichtigen Schritt für den Zusammenhalt im Unternehmen. Auch gesellschaftlich kommt ihnen bei diesem Schritt eine wichtige, verbindende Aufgabe zu. Die grosse Frage steht jedoch noch im Raum: Wieviel remote work bleibt und wo ist Büro-Präsenz nötig? Auf Messen und in Fachmedien zeichnet sich das flexible und hybride Büro als Antwort ab: Viele Arbeiten erledigen die Mitarbeiter remote, doch zu den Angelpunkten im wöchentlichen Arbeitsgeschehen trifft man sich im Büro – das als Zentrale, bzw. Basis-Büro oder «officebase» selbstverständlich bestehen bleibt. Als positiver Nebeneffekt nimmt die Konzentration aufs Basis-Büro den Druck aus dem Immobilienmarkt, da der Bedarf an Fläche schrumpft. Was findet dann vor Ort statt? Interaktion, Teambuilding und die Arbeit an gemeinsam Lösungen. Der Treffpunkt Büro muss einladend sein: Viele Büromöbelhersteller haben bereits 2020 Kollektionen rund um «Resimercial Workspaces» auf den Markt gebracht: wohnliches, aber die Produktivität förderndes Büromobiliar.

Infektionsschutz und Eleganz müssen sich nicht ausschliessen. Bild: Wini Büromöbel. 

Weiterführende Informationen:

Die Massnahmen zum Schutz der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz in der Schweiz finden sich zusammen mit allen Regelungen zum sogenannten Homeoffice beim Staatssekretariat für Wirtschaft SECO: https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Publikationen_Dienstleistungen/Publikationen_und_Formulare/Arbeit/Arbeitsbedingungen.html

Beim Staatssekretariat für Wirtschaft SECO findet sich ebenfalls das Regelwerk für die Arbeit zu Hause: https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Publikationen_Dienstleistungen/Publikationen_und_Formulare/Arbeit/Arbeitsbedingungen/Broschuren/homeoffice.html

Die Trends zur Wahl des Arbeitsortes in der Schweiz aus der Sicht des Wirtschaftsprüfers und Beraters Deloitte: https://www2.deloitte.com/ch/de/pages/human-capital/articles/where-does-switzerland-work-after-pandemic.html

Tipps zu Hygiene und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz auf officebase: https://www.officebase.ch/ratgeber/hygiene-im-buero